Как организовать мероприятие, где лучше провести праздник и на что нужно обратить внимание при организации мероприятия - рассказывает агентство праздников Prime Event. Делимся своим опытом и даем важные советы, которые однозначно упростят организацию и помогут сэкономить бюджет.
Для начала давайте познакомимся - мы креативная команда, которая любит и живет своей работой, организовывая мероприятия в Киеве и других городах Украины с 2008 года. Наш опыт обретенный за более чем 12 лет в сфере ивентов - позволяет избежать на мероприятиях форс-мажорных ситуаций на 99%, а на 1% у нас всегда найдется ПЛАН Б. И мы решили немного поделиться своим опытом, чтоб помочь не только избежать форс мажоров на праздниках, а еще расскажем где и как можно сэкономить.
Организация корпоративов в Киеве
Одно из основных наших направлений — это организация корпоративов в Киеве. Корпоративные мероприятия могут быть разные, это: День рождения компании, Новогодний корпоратив, летний тимбилдинг, профессиональный праздник или другой повод для празднования.
Давайте разберем Новогодние корпоративы — это хороший пример для того, чтоб наглядно рассказать, где и как лучше отпраздновать и на чем можно сэкономить. Почему Новогодние корпоративы как пример, а потому что большинство компаний празднуют Новый год и все корпоративы как правило проводят в декабре месяце, что создает огромный ажиотаж в поиске локаций, ведущих и шоу…
Советы при организации Новогодних корпоративов:
1. Дата празднования. Две последних недели декабря - это самое «жаркое» время, а пятницы и субботы в период двух последних недель декабря - это просто самые пиковые даты для празднования и большинство компаний почему-то хотят праздновать именно в эти дни, не понимая про многие трудности, которые однозначно будут при организации, а это: поиск подходящей локации, ведущих и артистов - большинство будут уже заняты и цены на все услуги в топовые даты будут намного выше, чем в другие дни (придется переплатить от 20% до 50%).
Так вот Совет №1 - выбирайте день для празднования для новогодних корпоративов - с Пн. по Чт. и лучше в 1-2 недели декабря. Это однозначно упростит Вам поиск подходящей локации и ведущего, а цены на все услуги будут без завышения, если сравнивать с Пт.-Сб. И Вам не придется выбирать лучшее из худшего, поскольку многие уже будут заняты на топовые даты еще за несколько месяцев.
И еще дополнение к первому совету - организуйте Новогодний корпоратив лучше в январе. Многие компании уже так делают давно и получают от этого только плюсы и бонусы. Ну во-первых - нет ажиотажа, и Вы легко найдете все нужные услуги и ресторан без каких-либо усилий. А во-вторых - на все услуги уже будут цены ниже, чем в декабре и многие будут готовы сделать хорошую скидку!
2. Готовимся заранее. Наш опыт и практика показывает, что многие компании обращаются в ивент агентства уже слишком поздно, когда многие уже заняты, да и времени у организаторов на новые запросы - уже практически не остается, когда в работе есть более десятка проектов, которым нужно приделать много времени.
Совет №2 - готовимся к Новогоднему корпоративу заранее, минимум за 2-3 месяца. А если у Вас большая компания и планируется масштабное мероприятие, то лучше начинать подготовку за полгода. Ведь большие компании так и делают, а локаций, которые могут принять большую компанию (300+ гостей) - не так уж и много, и есть риски остаться без подходящей локации на Вашу дату, или придется переносить на другой день празднование, что не всегда возможно.
Также при позднем бронировании артистов и ведущих Вы рискуете оказаться перед выбором - лучшее из худшего или остаться без артиста, которого Вы хотели пригласить на свое мероприятие, если мы говорим про звезд эстрады, которых уже кто-то забронировал быстрее.
3. Экономим на банкете. Этот пункт касается не только Новогодних мероприятий, а и любых других праздников. Любой ресторан конечно же хочет заработать больше денег и продать побольше еды на Ваш банкет. Но не всегда хорошо, когда много еды, которая потом остается персоналу общепита или гости забирают еду в ланч-боксах домой, а потом еще несколько дней ее едят и уже не совсем свежую…
Совет №3 - ломаем шаблоны! И делаем выносы еды в таком порядке - холодные закуски и салаты в самом начале, когда только гости сели за стол и буквально сразу (минут через 10-15 после посадки за столы) - вынос основных блюд с гарнирами. Да да, именно основных блюд (не горячих закусок) - мясо, рыбу, картоху - заказываем в ресторане, чтоб вынесли практически сразу после посадки гостей за столы!!! А горячие закуски - в средине второго застолья, на и на третий застольный блок - десерты.
Ох, как мы любим видеть удивленный взгляд администраторов общепита, которые не могут и не хотят понять, что как же так можно выносить еду, если их учили много лет этикету выноса блюд в ресторанах и основное всегда шло чуть ли не под конец мероприятия, после всех холодных и горячих закусок… Но конечно же мы говорим не про всех, а про большинство, есть и такие администраторы, которые готовы идти на эксперименты и делают так, как им говорит заказчик, а не как где-то прописано…
Что это дает? Поверьте, нашему опыту — это дает много плюсов! Мы многим нашим клиентам советовали такой формат подачи блюд и все наши клиенты остались довольны! Это дает то, что Вам не нужно заказывать 1200г-1500г еды на 1 чел., поскольку человек плотно кушает первый час, тем более что все приходят на праздники голодные и гостей лучше сразу накормить вкусной сытной и горячей едой, а салатиками можно закусывать и на протяжении мероприятия. Но если вынести основные блюда через несколько часов после посадки за столы (как чаще всего и делают), то мясо с картошкой уже мало кто будет есть, поскольку все уже наелись салатами и закусками… Вывод отсюда один - Вы переплатите за еду, которую Вы скорее всего и не попробуете на мероприятии (это касается основных блюд, которые вынесли очень поздно). А при таком выносе блюд, который мы рекомендуем (когда основные блюда в начале празднования) - Вам не нужно заказывать много еды, будет достаточно и 1 кг. еды на 1 чел., соответственно это будет неплохая экономия, особенно если банкет на большое количество гостей!
Советы получаются очень длинными, перейдем тогда к другим видам мероприятий, а остальными советами при организации и нашими фишечами - мы обязательно поделимся при организации Вашего праздника!
Организация тимбилдинга в Киеве
Это еще один формат корпоративных мероприятий, который как правило проводят летом. Для того, чтоб организация тимбилдинга в Киеве прошла качественно и были выполнены поставленные задачи - мы рекомендуем обращаться к профессионалам. Поскольку тимбилдинг преследует определенные задачи — это сплочение коллектива, повышение лояльности к компании, формирование ценностей компании, повышение профессиональных качеств и т.п.
Можно конечно же организовать летний корпоратив самостоятельно, но скорее всего — это будет обычная пьянка на природе, которая поможет просто хорошо провести время с коллегами, но вряд ли выполнит поставленные задачи, которые выполняет качественно спланированный тимбилдинг.
Виды тимбилдингов:
Локации для летних корпоративов:
Лучше всего конечно же подходят открытые локации и загородные комплексы. Наше ивент агентство совершенно бесплатно поберет для Вас лучшую локацию, исходя из Ваших пожеланий и бюджета. А пока делимся небольшим списком локаций для летних корпоративов:
Агентство Prime Event - организовывает мероприятия в Киеве и по всей Украине. Мы специализируемся не только на корпоративных мероприятиях, а и на частных праздниках и бизнес-событиях. Доверьте организацию своего мероприятия профессионалам и наслаждайтесь праздником!
А девиз нашего агентства - «Мы не делаем праздники - мы создаем события»!
